Friday, November 29, 2019

პროექტის მენეჯმენტის წარმატების განმაპირობებელი 7 საუკეთესო პრაქტიკა


პროექტის მართვამ  შეიძლება შეგაშინოთ. თუ გსურთ თქვენი ქორწილის დაგეგმვა, ახალი ვებსაიტის შემუშავება ან თქვენი ოცნების სახლის აშენება, თქვენ უნდა გამოიყენოთ პროექტის მენეჯმენტის ტექნიკა, წარმატების მისაღწევად. მე შევაჯამებ  საუკეთესო შვიდ  პრაქტიკას, რომელიც დაგეხმარებათ წარმატებით გაართვათ თავი პროექტის მენეჯმენტს.

1. განსაზღვრეთ მასშტაბი და ამოცანები

პირველ რიგში, უნდა გესმოდეთ პროექტის მიზნები. დავუშვათ, რომ თქვენი უფროსი გთხოვთ სისხლის დონორაციის პროექტის ორგანიზებას, არის კი ამ პროექტის მიზანი, რომ რაც შეიძლება მეტი სისხლი მოიტანოთ? ანდა, დაარეგისტრიროთ ამისათვის კომპანია? რეალური მიზნების გადაწყვეტა დაგეხმარებათ პროექტის დაგეგმვაში.
მასშტაბი განსაზღვრავს პროექტის საზღვარს. არის თუ არა ტრანსპორტის ორგანიზაცია პერსონალის სისხლის ბანკში წასასვლელად? თუ თანამშრომლებმა უნდა გააკეთონ სისხლის ჩაბარება თავად? იმის გადაწყვეტა, თუ რა არის მის ფარგლებში ან ფარგლებს  გარეთ, მოგცემთ საშუალებას განსაზღვროთ, სამუშაოს მოცულობა, რომელიც საჭირო იქნება პროექტის შესასრულებლად.

გააცნობიერეთ ვინ არიან დაინტერესებული მხარეები, რას მოლოდინები აქვთ  პროექტის დამთავრებისას, ანუ რას ელიან პროექტისგან და  დარწმუნდით რომ სულ კონტაქტზე გეყოლებიან ისინი საჭიროების შემთხვევაში, დაავერბოვკეთ პროექტის მიმდინარეობისას. მას შემდეგ, რაც განსაზღვრეთ მასშტაბი  და ამოცანები,  გადახედეთ ამ საკითხებს დაინტერესებულ მხარეებთან ერთად.



2. განსაზღვრეთ რეზულტატები


თქვენ უნდა განსაზღვროთ, რა გამოვა პროექტით, ანუ რას მივიღებთ პროექტის დასრულებისას. თუ თქვენი პროექტი სარეკლამო კამპანიაა ახალი შოკოლადის ბარისთვის, მაშინ შეიძლება გამოიტანოთ ერთი სარეკლამო ნამუშევარი. ასე რომ, გადაწყვიტეთ რა იქნება ის  ხელშესახები საგნები, რომელიც რეზულტატის სახით შეიქმნება,  დეტალურად აღწერეთ დოკუმენტურად და გასაგებად, ისე რომ სხვებს შეეძლოთ სწორად და ეფექტურად მათი განხორციელება.

ძირითადმა დაინტერესებულმა მხარეებმა უნდა გადახედონ მიწოდების საგნების განსაზღვრებას და უნდა შეთანხმდნენ, რომ ისინი ზუსტად ასახავენ მათ მოლოდინებს იმაზე, თუ  რა უნდა იყოს მიწოდებული, წარმოებული და შექმნილი.


3. პროექტის დაგეგმვა

დაგეგმვა მოითხოვს, რომ პროექტის მენეჯერმა გადაწყვიტოს, რომელი ხალხი, რა რესურსები და ბიუჯეტია საჭირო პროექტის დასრულებისთვის.
თქვენ უნდა განსაზღვროთ რა საქმიანობებია საჭირო მიწოდების უზრუნველსაყოფად ისეთი ტექნიკის გამოყენებით, როგორიცაა Work Breakdown Structures. თქვენ უნდა შეაფასოთ თითოეული საქმიანობებისთვის  საჭირო დრო და ძალისხმევა, დამოკიდებულებები საქმეებს  შორის და გადაწყვიტეთ რეალისტური გრაფიკი მათი დასრულების მიზნით. ჩართეთ პროექტის გუნდი იმის დადგენაში, თუ რა დროს წაიღებს საქმეები. დაადგინეთ ეტაპები, რომლებიც მიუთითებს კრიტიკულ თარიღებზე პროექტის განმავლობაში. ჩაწერეთ ეს პროექტის გეგმაში. განიხილეთ საკვანძო დაინტერესებულ მხარეებთან  და მიეცით საშუალება გადახედონ  და დაეთანხმონ გეგმას.

4. კომუნიკაცია 

პროექტის გეგმები აზრი არ აქვს, თუ ისინი ეფექტურად არ ყოფილა განხილული პროექტის შემსრულებელ გუნდთან. გუნდის ყველა წევრმა უნდა იცოდეს საკუთარი პასუხისმგებლობები. მე ერთხელ ვმუშაობდი პროექტზე, სადაც პროექტის მენეჯერი იჯდა თავის ოფისში, რომელიც გარშემორტყმული იყო უზარმაზარი ქაღალდის გრაფიკებით. პრობლემა ის იყო, რომ მის გუნდში არავინ იცოდა რა იყო ამოცანები და ეტაპები, რადგან არ ჰქონდა გეგმა  მათთან გაზიარებული. პროექტი დაეჯახა სხვადასხვა სახის პრობლემებს, როცა ხალხი ასრულებდა იმ საქმეებს, რასაც ისინი თვლიდნენ მნიშვნელოვნა და არა იმ საქმეებს, რასაც პროექტის მენეჯერი განსაზღვრავდა.

5. პროექტის მიმდინარეობაზე თვალყურის დევნება და ანგარიშგება (რეპორტინგი)

 პროექტის მიმდინარეობისას  თქვენ უნდა დააკვირდეთ და შეადაროთ რეალური პროგრესი დაგეგმილ პროგრესთან. თქვენ დაგჭირდებათ პროგრესის ანგარიშის წარმოდგენა პროექტის გუნდის წევრებისგან. თქვენ უნდა ჩაწეროთ ცვალებადობები რეალურ და დაგეგმილ ღირებულებას, გრაფიკს და მასშტაბებს შორის. თქვენ უნდა აცნობოთ ცვლილებებზე თქვენს მენეჯერსა და მთავარ დაინტერესებულ მხარეებს და მიმართეთ მაკორექტირებელ მოქმედებებს, თუ ცვალებადობა ძალიან დიდია.

თქვენ შეგიძლიათ დააზუსტოთ გეგმა მრავალი თვალსაზრისით, რომ პროექტი უკან სწორ რელსებზე  დააბრუნოთ, მაგრამ ყოველთვის მოგიწევთ ჟონგლირება ხარჯებს, მასშტაბებს და გრაფიკს შორის, ანუ TRADE OFF-ების გაკეთება მოგიწევთ აუცილებლად. თუ პროექტის მენეჯერი შეცვლის რომელიმე მათგანს, მაშინ გარდა ამისა, ერთი ან ორივე ელემენტი აუცილებლად მოითხოვს ცვლილებას. ეს სამი ელემენტია - რომელიც ცნობილია როგორც პროექტის სამკუთხედი - ეს არის ის, რაც ჩვეულებრივ იწვევს ყველაზე მეტ თავის ტკივილს პროექტის მენეჯერისთვის!

6. მენეჯმენტის შეცვლა

დაინტერესებული მხარეები ხშირად იცვლიან მოსაზრებას იმის შესახებ, თუ რა უნდა გაკეთდეს. ზოგჯერ პროექტის დაწყების შემდეგ ბიზნეს გარემო იცვლება, ამიტომ პროექტის დასაწყისში გაკეთებული ვარაუდები შესაძლოა აღარ იყოს აქტუალური. ეს ხშირად ნიშნავს, რომ პროექტის მასშტაბს ან რეზულტატებს ცვლილებები სჭირდება. თუ პროექტის მენეჯერი დაადასტურებს ყველა ცვლილებას პროექტში, პროექტი აუცილებლად გადაცდება ბიუჯეტს, დაგვიანდება და შესაძლოა არასოდეს დასრულდეს.


ცვლილებების მართვით, პროექტის მენეჯერს შეუძლია მიიღოს გადაწყვეტილებები, დაუყოვნებლივ ან მომავალში განახორციელოს ცვლილებები, ან უარი თქვას მათზე(ცვლილებებზე). ეს ზრდის პროექტის წარმატების შანსს, რადგან პროექტის მენეჯერი აკონტროლებს თუ როგორ არის გათვალისწინებული ცვლილებები, შეუძლია შესაბამისად გამოყოს რესურსები და შეუძლია დაგეგმოს როდის და როგორ განხორციელდეს ცვლილებები. ცვლილებების ეფექტურად მართვა ხშირად არის მიზეზი, რის გამოც პროექტები ვერ ბარდება.

7. რისკების მენეჯმენტი 


რისკები არის მოვლენები, რომლებმაც შეიძლება უარყოფითი გავლენა მოახდინონ პროექტის წარმატებაზე. მე ვმუშაობდი პროექტებზე, სადაც რისკები შეიცავდნენ: პერსონალის დაბალკვალიფიციურობას, რაც გულისხმობდა   ტექნიკური უნარების ნაკლებობას სამუშაოს შესრულებისთვის, დროულად არ მიწოდებული აპარატურას და მრავალი სხვა რამეს. რისკები განსხვავდება თითოეული პროექტისათვის, მაგრამ პროექტის მთავარი რისკები უნდა დადგინდეს რაც შეიძლება მალე. უნდა შემუშავდეს გეგმები რისკის თავიდან ასაცილებლად, ან თუ რისკის აცილება შეუძლებელია, რისკის შერბილება უნდა მოხდეს, რათა შემცირდეს მისი გავლენა პროექტის წარმატებაზე. ეს ცნობილია, როგორც რისკის მენეჯმენტი.



თქვენ არ მართავთ ყველა რისკს, რადგან შეიძლება ძალიან ბევრი იყოს და ყველა რისკს არა აქვს ერთიდაიგივე გავლენა. ასე რომ, დაადგინეთ ყველა რისკი, შეაფასეთ თითოეული რისკის წარმოქმნის ალბათობა (1 = არ არის სავარაუდო, 2 = შესაძლოა, 3 = ძალიან სავარაუდო). შეაფასეთ მისი გავლენა პროექტზე (1 - დაბალი, 2 - საშუალო, 3 - მაღალი), შემდეგ კი გავამრავლოთ ორი რიცხვი ერთად, რათა მივაწოდოთ რისკის ფაქტორი. მაღალი რისკის ფაქტორები მიუთითებს ყველაზე სერიოზულ რისკებზე. მართეთ ათი ყველაზე მაღალი რისკის ფაქტორები. მუდმივად გადახედეთ რისკებს და ეძებეთ ახლები, რადგან მათ  აქვთ თვისება, ნებისმიერ დროს გამოხტნენ.

რისკების არაეფექტურად მართვა ჩვეულებრივი მიზეზია იმისა, რომ პროექტები ვერ ბარდება.

შეჯამება

ამ პრაქტიკების გამოყენება, არ ნიშნავს გარანტირებულად წარმატებულ პროექტს, მაგრამ ეს უზრუნველყოფს წარმატების უკეთეს შანსს. ამ საუკეთესო პრაქტიკის უგულებელყოფა თითქმის აუცილებლად გამოიწვევს პროექტის წარუმატებლობას.

https://www.projectsmart.co.uk/project-management-success-with-the-top-7-best-practices.php